Boletín de investigación
Auditoría para proyectos
T. Sector Empresa Auditoría Interna
Ing. Raúl Celis Gallegos
Mtro. y .C.P.C. Fernando Pérez Mendoza
1. Presentación
La gestión de proyectos de inversión es una disciplina para planear, organizar, dirigir, controlar y monitorear un conjunto de procesos que administran los proyectos desde su inicio hasta su término, respondiendo oportunamente a la solución de los problemas que se presenten durante su ejecución.
Los proyectos se encuentran sujetos a restricciones de costo, alcance y tiempo, entre otras, las cuales están interconectadas entre sí.
Por su parte, la auditoría interna debe proporcionar aseguramiento independiente sobre el control de riesgos relacionados con el cumplimiento de objetivos, la eficiencia en la gestión y la calidad general del proyecto.
Este documento ayudará al auditor interno a conocer las fases de un proyecto e identificar los momentos clave en los que –bajo un enfoque de riesgos– sea necesaria la presencia de la auditoría interna; además, conocerá cómo puede afrontar la auditoría de un proyecto en sus diferentes fases, áreas de conocimiento y procesos.
2. Introducción
La gestión y ejecución de proyectos de inversión en las organizaciones es un pilar fundamental para el continuo crecimiento y la transformación del negocio, por lo que una ejecución exitosa es de significativa importancia para la alta dirección. Por ello, a través del gobierno corporativo de las organizaciones, se le encarga la vigilancia del proyecto a la auditoría interna, que por su natural independencia y objetividad proporciona una seguridad razonable del cumplimiento de los fines estratégicos del proyecto.
La auditoría interna, para lograr exitosamente el encargo de la alta dirección sobre la vigilancia del proyecto, establece diversos puntos de revisión sobre las actividades de control que están hechas para mitigar los riesgos durante toda la vida del proyecto. Algunos puntos estratégicos de revisión son sobre los objetivos estratégicos, el uso eficaz y eficiente de recursos presupuestados, la revelación de información financiera y operativa y el cumplimiento de la legislación y la normativa involucradas.
Referimos en el presente boletín las revisiones que se recomiendan ejecutar durante la vida del proyecto. Cada revisión aporta un valor diferencial:
- Auditorías preventivas: facilitan un aseguramiento independiente antes de la toma de decisiones y, por lo tanto, cuando todavía no se ha incurrido en recursos económicos y humanos de manera significativa, evitan riesgos que pudieran impactar en el futuro.
- Auditorías detectivas: proporcionan opinión independiente a la del equipo que gerencia el proyecto, dando oportunidad de adoptar acciones correctivas inmediatas, de manera que se minimice el impacto de los riesgos en el proyecto.
- Auditorías correctivas: permiten detectar ineficiencias, incumplimientos o errores que se cometieron durante la ejecución del proyecto, con la finalidad de aprender y adoptar acciones para futuros proyectos.
Si bien existen diferentes metodologías de gestión de proyectos, en este documento se ha seguido la metodología tradicional, por ser la de aplicación general y universal. En el desarrollo del boletín se proporciona un marco de revisión que cubra las necesidades del auditor en los distintos ciclos de vida del proyecto (inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control y cierre), describiendo los procesos asociados, riesgos inherentes y los controles clave de cada fase.
La estructura de revisión propuesta contiene las cinco fases del proyecto, 10 áreas de conocimiento y 49 procesos acordes a la metodología PMBOK (siglas de Project Management Body of Knowledge). La flexibilidad de la metodología permite que la función de la auditoría interna decida qué alcance y extensión requiere para obtener evidencia plena y poder emitir una seguridad razonable sobre el diseño y funcionamiento de las actividades de control establecida en el proyecto.
3. Desarrollo
Alcance de la auditoría interna por cada fase de proyecto
El proyecto se divide en cinco fases:
- Inicio
- Planeación
- Ejecución
- Monitoreo y control
- Cierre
El auditor interno debe conocer plenamente las actividades de cada fase, pues así podrá ejecutar la evaluación de riesgos, identificar las actividades de control clave y definir el alcance de su revisión junto con las prácticas de auditoría; esto, a fin de evaluar los controles clave en su diseño y funcionamiento. A continuación, se describe la metodología universal sugerida para ejecutar una auditoría interna en cualquier proyecto de inversión.
Inicio
Tiene como finalidad evaluar la viabilidad del proyecto, analizando si el beneficio que la empresa obtendrá al implementar el proyecto es mayor que la inversión de realizarlo. Se define el propósito del proyecto, se seleccionan las partes involucradas y el equipo del proyecto, determinando roles y responsabilidades. Posteriormente, se realizará una primera estimación de plazos y costos para su ejecución.
También se ejecuta el análisis de viabilidad que, a su vez, contiene un análisis de los riesgos asociados a la ejecución del proyecto, análisis económico, del mercado, del país y de las contrapartes, así como de la regulación aplicable y de los contratos.
Por último, se debe proceder a la identificación de partes interesadas (por ejemplo, autoridades, comunidades, sindicatos, entre otros), clientes y partes interesadas del proyecto (por ejemplo, inversionistas, dirección general, entre otros, al interior de la organización) para conocer y analizar sus expectativas y plantear una estrategia para gestionarlas.
Los riesgos asociados a esta fase y el enfoque sugerido para auditaría son:
Planeación
Comienza a partir de la aprobación del acta de constitución del proyecto -elaborada en la fase previa- y finaliza con el diseño y la aprobación de todos los planes de gestión subsidiarios (alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, compras e interesados) de cada una de las áreas de conocimiento y que dará lugar al inicio de la fase de ejecución.
Determina el ámbito de aplicación del proyecto, se establecen los objetivos y se definen y documentan las acciones encaminadas a la consecución de éste. Todas las áreas de conocimiento se encuentran en el alcance de esta fase.
Los riesgos asociados a esta fase y el enfoque sugerido para auditoría son:
Ejecución
Inicia con la aprobación del plan maestro del proyecto y de cada uno de los planes de gestión subsidiarios de cada una de las áreas de conocimiento.
Durante esta fase, la dirección del proyecto debe provocar que se ejecuten todos aquellos procesos que sean necesarios para completar el trabajo definido en el plan maestro y en los planes subsidiarios, y finaliza con la entrega del proyecto.
Los riesgos asociados a esta fase y el enfoque sugerido para auditoría son:
Monitoreo y control
En esta fase se establece el marco de supervisión del proyecto y, por lo tanto, es una fase transversal, no secuencial, que está presente durante toda la vida del proyecto; asimismo, su alcance abarca la totalidad de las áreas de conocimiento. Es de suma importancia tener presente las actividades de monitoreo y control durante toda la vida del proyecto y evitar, en toda medida, dejarlas al final; el beneficio de asegurar el correcto diseño y funcionamiento de las actividades de control es significativo para incrementar la seguridad razonable del logro exitoso del proyecto.
Un proceso clave es la periódica revisión de cumplimento de indicadores de desempeño y la evaluación del avance real contra la planeación–presupuesto. Se vigila el cumplimiento real de los objetivos conforme al programa de proyecto y se anticipa la identificación oportunamente de posibles riesgos con el propósito de adoptar las medidas preventivas y/o correctivas adecuadas; todo ello enfocado a minimizar una pérdida en el proyecto.
Los riesgos asociados a esta fase y el enfoque que se sugiere para auditar son:
Cierre
En esta última fase se formaliza la conclusión o el cierre oficial del proyecto y la aceptación formal del resultado final por parte de las partes interesadas. Es habitual que en esta fase se lleven a cabo actividades de carácter administrativo, como el archivo de todos los documentos relacionados con el proyecto y la liberación formal del personal asignado al proyecto.
El auditor interno debe entender los mecanismos utilizados por el equipo del proyecto para concluir si los resultados obtenidos –normalmente documentados en el informe final del proyecto– corresponden con los objetivos que se establecieron en la fase de inicio y se documentan en el acta de constitución del proyecto.
También cabe esperar que el auditor interno revise las actividades de gestión de los riesgos a los que se expone la organización en el supuesto de que el éxito del proyecto o la aceptación formal de su resultado no estén respaldados por ciertas garantías o por una comprobación efectiva de la calidad de los entregables.
Los riesgos asociados a esta fase y el enfoque que se sugiere para auditar son:
4. Conclusiones
La inversión que realizan las organizaciones es altamente significativa para el desarrollo de sus operaciones y del incremento de bienestar en las localidades a invertir; es por ello que la función de la auditoría interna debe estar estrechamente vinculada al proyecto, desde el inicio hasta su conclusión, asegurando razonablemente su correcta ejecución.
Para apoyar la función de la auditoría interna en su trabajo de aseguramiento de la correcta ejecución del proyecto de inversión, se sugiere la metodología PMBOK, con la cual se han desarrollado diversos enfoques de auditoría interna para evaluar los controles establecidos por la organización y para mitigar los riesgos en las cinco diferentes fases del proyecto de inversión.
El beneficio de fortalecer la vigilancia sobre las diferentes actividades y entregables establecidos en el proyecto es significativo al lograr incrementar la seguridad razonable de logro satisfactorio del proyecto de inversión.
5. Referencias
- Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Guía del PMBOK®, Sexta Edición. Publicado por Project Management Institute, Inc.
